Inicialmente, sou grata a Anna
Carollyna criadora do blog pelo convite. E como concurseira, pensei em dialogar
um pouco sobre o assunto, desta vez sob uma ótica diferente, visando relembrar
alguns assuntos acadêmicos aplicados a realidade institucional. Esta escolha também
se dá devido o crescente número de colegas de curso que estão sendo aprovados.
Bem, passar em um concurso público muitos
desejam, no entanto, alguns questionamentos surgem quando a aprovação é finalmente
atingida. Por onde começar? O que fazer? Essa insegurança é comum, devido ao
desconhecimento dos procedimentos dentro do órgão em que atuará.
Tais procedimentos se tornam mais fáceis,
quando no período de estágio o graduando lidou com aquela tipologia documental,
ou em uma instituição com atividades meio e fim e funções próximas da que ele
irá atuar, visto que já adquiriu certa experiência com relação ao assunto. Do
contrário, quando o graduando atua como estagiário apenas em instituições privadas,
todo o conhecimento dele sobre processo de gestão documental em instituição
pública será teórico e não pratico já que este não vivenciou a prática com tal
tipo de gestão.
Sabemos que seria muito difícil um graduando
atuar como estagiário em várias instituições públicas e privadas, com fins de
adquirir uma certa carga de experiência nestes dois tipos de instituições,
seria necessário que os anos da graduação fossem prolongados. E mesmo que fosse
possível atuar em algumas, não teria como saber de todos os processos de gestão
em todos os patamares institucionais.
No entanto, até mesmo os graduandos em
arquivologia que atuaram em instituições públicas, podem ter questionamentos
sobre como gerir a documentação de um órgão público, visto que as instituições
possuem atividades e funções distintas. Por exemplo, um estagiário que atuou no
Poder Judiciário poderá ter vários questionamentos, e se sentirá meio perdido quando
aprovado em um concurso público para atuar em uma Universidade,
pois a tipologia será diferente, as atividades e funções do órgão também. Sendo
assim, por onde começar? A resposta é a busca contínua pelo aprimoramento! Uma
vez aprovado em uma seleção pública, o arquivista não deve parar de buscar
conhecimento e nesse sentido uma atitude sábia é focalizar os estudos nas
atribuições as quais este irá ter de dominar, bem como nas características
inerentes ao arquivo em que irá atuar.
Como fazer isso?
Buscar cursos de aperfeiçoamento é uma
solução interessante. Sendo assim, especializações em áreas afins que o ajudem
no desenvolvimento intelectual e na sua atuação como profissional, como Gestão
Pública, Direito Administrativo e outras, são de grande valia. Os benefícios
não apenas incidirão sobre o próprio profissional como também para a
instituição em que atua, e aos usuários que ele atende.
O constante aprendizado não só é bom,
como se faz necessário, pois, com as constantes mudanças da Tecnologia da
Informação, nós como arquivistas ou "gestores da informação" temos uma
ligação direta com essa área afim. Visto que somos nós que dialogamos com os
profissionais de TI para que o software ou sistema de informação que é criado
para o setor, tenha os metadados ideais para que a busca da informação seja
adequada as necessidades do arquivo e de seus usuários, eis aqui um outro
motivo ao qual também devemos buscar sempre nos atualizar.
E em se falando de tecnologia da
informação. Atualmente é crescente o número de instituições que vem
desenvolvendo o interesse de implementar em suas repartições sistemas de informação,
para facilitar a busca e da documentação. Consequentemente, quando o arquivista é aprovado em concurso para
uma instituição que se utiliza desses sistemas, é importantíssimo que haja uma
relação harmônica do arquivista com o organograma, atividades fim e meio,
funções e com o sistema de informação utilizado pela instituição. A partir de
então, é que ele poderá no seu cotidiano perceber possíveis pontos de melhora
no sistema ou no método de organização utilizado.
E quando o profissional tem de começar
a organização e gestão documental de uma instituição do zero (que ele receberá
as primeiras documentações recebidas pela instituição)?
Excelente! Nessa situação, ele terá a
possibilidade de começar a gestão documental literalmente do zero. Inicialmente,
começando pelo planejamento e implementação de diretrizes e políticas
arquivísticas, e planejar toda a gestão documental, que vai desde a produção,
tramitação, até o arquivamento (ai entra o método de arquivamento adequado a
instituição) e destinação final.
