sábado, 15 de junho de 2013

Convidada: Kleane Pâmela dos Santos Franklin

Inicialmente, sou grata a Anna Carollyna criadora do blog pelo convite. E como concurseira, pensei em dialogar um pouco sobre o assunto, desta vez sob uma ótica diferente, visando relembrar alguns assuntos acadêmicos aplicados a realidade institucional. Esta escolha também se dá devido o crescente número de colegas de curso que estão sendo aprovados.
Bem, passar em um concurso público muitos desejam, no entanto, alguns questionamentos surgem quando a aprovação é finalmente atingida. Por onde começar? O que fazer? Essa insegurança é comum, devido ao desconhecimento dos procedimentos dentro do órgão em que atuará. 
 Tais procedimentos se tornam mais fáceis, quando no período de estágio o graduando lidou com aquela tipologia documental, ou em uma instituição com atividades meio e fim e funções próximas da que ele irá atuar, visto que já adquiriu certa experiência com relação ao assunto. Do contrário, quando o graduando atua como estagiário apenas em instituições privadas, todo o conhecimento dele sobre processo de gestão documental em instituição pública será teórico e não pratico já que este não vivenciou a prática com tal tipo de gestão.
Sabemos que seria muito difícil um graduando atuar como estagiário em várias instituições públicas e privadas, com fins de adquirir uma certa carga de experiência nestes dois tipos de instituições, seria necessário que os anos da graduação fossem prolongados. E mesmo que fosse possível atuar em algumas, não teria como saber de todos os processos de gestão em todos os patamares institucionais.
No entanto, até mesmo os graduandos em arquivologia que atuaram em instituições públicas, podem ter questionamentos sobre como gerir a documentação de um órgão público, visto que as instituições possuem atividades e funções distintas. Por exemplo, um estagiário que atuou no Poder Judiciário poderá ter vários questionamentos, e se sentirá meio perdido quando aprovado em um concurso público para atuar em uma Universidade, pois a tipologia será diferente, as atividades e funções do órgão também. Sendo assim, por onde começar? A resposta é a busca contínua pelo aprimoramento! Uma vez aprovado em uma seleção pública, o arquivista não deve parar de buscar conhecimento e nesse sentido uma atitude sábia é focalizar os estudos nas atribuições as quais este irá ter de dominar, bem como nas características inerentes ao arquivo em que irá atuar.
Como fazer isso?
Buscar cursos de aperfeiçoamento é uma solução interessante. Sendo assim, especializações em áreas afins que o ajudem no desenvolvimento intelectual e na sua atuação como profissional, como Gestão Pública, Direito Administrativo e outras, são de grande valia. Os benefícios não apenas incidirão sobre o próprio profissional como também para a instituição em que atua, e aos usuários que ele atende.
O constante aprendizado não só é bom, como se faz necessário, pois, com as constantes mudanças da Tecnologia da Informação, nós como arquivistas ou "gestores da informação" temos uma ligação direta com essa área afim. Visto que somos nós que dialogamos com os profissionais de TI para que o software ou sistema de informação que é criado para o setor, tenha os metadados ideais para que a busca da informação seja adequada as necessidades do arquivo e de seus usuários, eis aqui um outro motivo ao qual também devemos buscar sempre nos atualizar.
E em se falando de tecnologia da informação. Atualmente é crescente o número de instituições que vem desenvolvendo o interesse de implementar em suas repartições sistemas de informação, para facilitar a busca e da documentação. Consequentemente, quando o arquivista é aprovado em concurso para uma instituição que se utiliza desses sistemas, é importantíssimo que haja uma relação harmônica do arquivista com o organograma, atividades fim e meio, funções e com o sistema de informação utilizado pela instituição. A partir de então, é que ele poderá no seu cotidiano perceber possíveis pontos de melhora no sistema ou no método de organização utilizado.
E quando o profissional tem de começar a organização e gestão documental de uma instituição do zero (que ele receberá as primeiras documentações recebidas pela instituição)?
Excelente! Nessa situação, ele terá a possibilidade de começar a gestão documental literalmente do zero. Inicialmente, começando pelo planejamento e implementação de diretrizes e políticas arquivísticas, e planejar toda a gestão documental, que vai desde a produção, tramitação, até o arquivamento (ai entra o método de arquivamento adequado a instituição) e destinação final.